1. HOME
  2. ブログ
  3. 貴重品管理の知恵袋
  4. 鍵管理の基本鍵受渡書とは?鍵管理台帳とは?

support

サポート

貴重品管理の知恵袋

鍵管理の基本鍵受渡書とは?鍵管理台帳とは?

鍵管理簿とは

鍵受渡書とは?鍵管理台帳とは?

鍵受渡書とは?鍵管理台帳とは?鍵の管理者が「誰に」「いつ」「何の鍵を」貸出、返却されたかを確認する為に、「鍵の種類」「鍵の本数」「保管場所」「使用者」「貸出者」「貸出日時」「返却日時」「管理者の確認印」などを記載したものになります。

保管している鍵ごとに管理IDや番号などを付与して、IDや番号単位で管理して記録していく方法が一般的に多くとられています。
エクセルなどで簡単に鍵受渡書や鍵管理台帳などの作成はできます。

鍵管理台帳作成のポイント

管理担当者と副担当者の任命

鍵の管理台帳や管理表、管理簿など備えていても、スタッフが自由に持出できる環境では機能しません。
その為、管理者を明確にして必ず管理者立会の元で鍵の受渡をする必要があります。
責任の明確化は責任意識を生みます。ただ鍵管理の責任者が1名だと不在時に鍵の受渡ができない状態になる為、必ず副担当も任命する必要があります。

マニュアルの整備

鍵の管理責任者を任命後は、管理責任者を中心にマニュアルを整備する必要があります。 鍵の保管場所、保管方法、引渡手順などを明確にして周知する必要があります。

鍵貸出時に台帳に記載する項目などもマニュアルにしておく必要があります。
受取人や鍵を渡す人によって記載する項目が違っていたり、記載方法が違っているとトラブルがあった時に対処がしにくくなります。

マニュアル

作業負担の分散を考える

管理担当者と副担当者が決まり、マニュアルが整備されれば鍵を引渡する作業を分散させることも考える必要があります。
例えば、守衛室ですべての鍵を管理した場合には常時守衛室に人が居てる必要があります。
頻繁に鍵の受渡が発生する場合や特定の時間に集中する場合には業務負担が増加してしまいます。
また、鍵を受取る人にとっても待ち時間が発生したり、わざわが遠回りして鍵を受取に行ったりなど生産性の低下にもつながります。

使用場所や使用頻度に合わせて鍵管理の業務を分散させることで効率的な管理を行う事ができます。

関連記事