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社用車・公用車・執務室・会議室などの予約手続きをDX化  鍵管理システム「TrakaWEB」に新機能を追加

鍵管理装置一覧

1995年に設立された世界初の電子鍵管理システムのメーカーASSA ABLOY Traka正規リセラーの株式会社トータルリンク(本社:兵庫県神戸市須磨区)は、鍵管理システム「TrakaWEB」のアイテム予約機能について、新たに、自動キャンセル機能と自動終了機能の提供を8月1日に開始いたしました。この機能によって、社用車・公用車・執務室・会議室などの使用について、鍵の実稼働率を向上させます。

■鍵管理システム「TrakaWEB」とは

TrakaWEBは、高度なブラウザーベースの管理ソフトフェアで、ブラウザーが接続できるほぼすべてのデバイスから鍵管理装置「Trakaスマートキーキャビネット」を管理することができます。

ユーザー認証情報、プロセスの管理、資産の使用状況などを可視化することで、企業や組織の重要資産管理を厳格化し、効率的な管理を実現します。

「TrakaWEB」URL: https://traka.total-link.jp/products/trakaweb/

■鍵管理装置「Trakaスマートキーキャビネット」とは

Trakaスマートキーキャビネットは、すべての鍵やロッカー庫の使用を保護、管理、監査します。承認されたユーザーのみがTrakaスマートキーキャビネットへアクセスすることが可能で、指定された鍵のみ取り出すことができます。システムは「誰が」「いつ」「取り出し・返却」について、完全に追跡できる機能をもつ鍵管理装置です。

「Trakaスマートキーキャビネット」URL: https://traka.total-link.jp/key_management/

TrakaスマートキーキャビネットQA

■新機能追加の背景

組織の中で共用する車両や会議室などの予約については、使用者が主体で手続きをしている場合、予約管理が煩雑となり「予約をしたのに結果的に使わなかった」「予約時間を過剰に長く予約していて次の人が使えない」などの問題が発生しやすくなります。結果として、会社の資産が有効的に活用されにくくなっています。

【こんなお悩みを解決します。】

・会議室・社用車が足りなくて困っている。

・予約をした人の急なキャンセルが手続きせずに、放置されている。

・過剰な長時間の予約のせいで、稼働率が低下している。

・予約したままで実際には会議室や社用車が使われていない。

・スケジュールが決まっていないのに仮予約が横行している。

■「TrakaWEB」の予約機能の特徴

TrakaWEBではカスタムオプションとしてアイテム予約機能があります。この機能はTrakaスマートキーキャビネットに保管する鍵やロッカー庫などについて、ユーザーが事前に使用したい時間を設定する事で、他のユーザーによる持ち出しを防止することができます。

予約方法は簡単で、承認されたユーザーが予約したい鍵を選択し、予約日時の開始時間と終了時間を設定するだけで、予約登録が完了します。

さらに、今回自動キャンセル機能と自動終了機能が追加されたことで、仮予約の削減や過剰な予約による稼働率の低下を防止し、より効率的な資産活用ができるようになります。

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