配送巡回ルート鍵管理ソリューション

別の担当者が誤って持って行ってしまった。
鍵を紛失してしまった。
鍵管理簿の記載が面倒
持出する鍵を探すのに時間がかかる
鍵管理簿の信頼性が低い

レストランや居酒屋・カフェなどの飲食店への配送は深夜や早朝に行い店舗が閉店時間に配送するケースがあり、顧客の鍵を預かった物流会社は鍵の管理業務がどうしても必要になってきます。
ルート配送は１店舗２店舗ではなく、１０店舗～２０店舗と多くの場所に商品や食材を届ける必要がありますが、鍵を忘れて出発したり、鍵を間違えて持って行ってしまったりのトラブルがあります。
配送ルートと違う鍵を持って出てしまった場合には、業務的なロスは非常に大きく、配送時に鍵がなく商品を届けれずに事務所に戻り再度配送する必要があります。
また、万が一鍵を紛失してしまった場合には、店舗側はシリンダー交換などの対応が必要になり多大な損失を招きます。

Trakaの鍵管理システムでは、鍵に関するトラブルを防止、作業効率向上やセキュリティ強化など様々なメリットがあります。

配送ルート毎にアイテムアクセスグループを作成しておくことで、配送ルートに必要な鍵をユーザーに簡単に割り当てできます。
管理者は配送ルートのドライバーにあらかじめ作成したアイテムアクセスグループを割り当てするだけで、配送ルートに必要な鍵を一度に割り当てできます。
ドライバーは割り当てられた鍵をすべて取得するだけで、配送ルートの鍵を取得する事ができます。
また、顧客から預かった鍵はカスタマイズアイテムフィールドに様々な情報を管理する事ができます。
「鍵預かり日」「顧客番号」「会社名」「店舗名」「連絡先」「緊急連絡先」などを鍵の情報として鍵管理システムで一緒に管理しておく事ができます。

同じルートでも曜日によって違うスタッフが配送する場合はドライバーのシフトに合わせてアクセススケジュールの設定が便利です。
例えば、月曜から木曜までドライバーＡ、金曜から日曜までドライバーＢが担当する場合には、ドライバーＡとドライバーＢそれぞれに配送ルートのアイテムアクセスグループを割り当てしておき、ドライバーＡには月曜から木曜までのアクセススケジュールを設定、ドライバーＢには金曜から日曜までのアクセススケジュールを設定しておくことで、ドライバーＡは土曜に鍵を取得する事ができなくなり、不正防止やセキュリティ強化につながります。

毎日の業務の中で鍵の紛失がないかを確認する為に、鍵の棚卸作業を行っているとは思いますが、Trakaの鍵管理システムでは返却時間の管理機能を使って棚卸作業ができます。
返却時間の管理機能をすべての鍵に設定しておくことで、決まった時間に鍵が返却されていなければ、管理者へアラームを送信する事ができます。
この機能によって毎日の棚卸はメールの通知を確認するだけで終わります。