物理鍵管理規定を作成する「基本ステップ」

物理鍵管理規定 サンプルテンプレート

コピー＆ペーストして貴社の状況に合わせてカスタマイズしてご使用いただけます。

第1章 総則

（目的）
第1条 本規定は、当社が保有するすべての物理鍵（以下「鍵」という）の適正な管理及び運用方法を定め、社内資産の安全を確保し、紛失や不正利用などのセキュリティ事故を防止することを目的とする。

（適用範囲）
第2条 本規定は、社内の建物、部屋、重要設備、キャビネット、車両等、当社が管理する全ての物理鍵、およびこれらを使用するすべての役員、従業員（契約社員・派遣社員・外部委託者等を含む）に適用する。

第2章 管理体制

（鍵管理責任者）
第3条 鍵管理の総責任者として「鍵管理責任者」を置き、総務部長をこれにあてる。鍵管理責任者は、鍵の台帳管理、鍵保管施設の運用管理、本規定の改定などの統括業務を行う。

（鍵管理担当者）
第4条 各部門に「鍵管理担当者」を置き、各部門長（または現場責任者）をこれにあてる。担当者は、自部門が扱う鍵の日常管理、使用状況の確認を行う。

第3章 鍵の管理及び保管方法

（鍵台帳の作成）
第5条 鍵管理責任者は、すべての鍵に対し個別番号を付与した「鍵台帳」を作成し、「鍵番号・名称・保管場所・アクセス権限・貸出状況」を常に最新の状態に保たなければならない。

（保管方法）
第6条 すべての鍵は、使用していない時は指定の施錠可能なキーボックスに確実に保管し、キーボックス自体へのアクセスは権限を認められた者に限定しなければならない。許可なく室外・敷地外に持ち出すことを原則禁止する。

第4章 貸出及び返却手続き

（貸出・返却ルール）
第7条 鍵を使用する者は、貸出時に鍵管理担当者による本人確認を受け、鍵台帳（または電子システム）に所定の事項（日時・氏名・理由・返却予定日）を記録しなければならない。使用後は遅滞なく指定場所に返却し、返却の記録を行うものとする。

第5章 棚卸・監査、および例外対応

（定期棚卸）
第8条 各部門の鍵管理担当者は、毎月1回、保管されている鍵の実物と鍵台帳の照合を行い、その結果を鍵管理責任者に報告しなければならない。

（紛失時の緊急報告）
第9条 鍵の紛失、破損、または盗難が発生した場合、発見者は直ちに鍵管理責任者および担当者に連絡し、指示を仰がなければならない。鍵管理責任者は事態を把握のうえ、必要なセキュリティ処置（錠前の交換等）を速やかに執り行う。

第6章 教育・周知

（社員教育）
第10条 鍵管理責任者は、全従業員に対して本規定を周知徹底し、年に1回以上、鍵の取扱に関するセキュリティ研修または注意喚起を行わなければならない。

第7章 改定

（見直し）
第11条 本規定は、事業構造の変化、法改正、あるいは監査上の要請等に基づき、少なくとも年1回以上見直しを行い、必要に応じて改定するものとする。

💡 規定を「絵に描いた餅」にしない運用のPDCAサイクル

管理規定は、ただ作成して配布するだけでは効力を発揮しません。以下のサイクルを回すことで初めてセキュリティ強度が担保されます。

• 定期棚卸（Plan → Do）：手書き台帳の場合、形骸化しやすいのが棚卸です。月次で実物とデータがズレていないかを厳格に点検します。
• 監査対応（Check）：内部監査や外部のISMS審査時に、いつ誰がどの鍵を何の目的で使用したのか、即座にログを証明できる体制を維持します。
• 教育と見直し（Act）：従業員の入れ替わりや、新しい鍵・アセットの追加に追従できるよう、定期的な周知教育と規定の改定を継続します。

Trakaで実現する「規定の自動化・システム化」

手動運用の限界を補い、規定に定めたルールを仕組みで自動的に実行・遵守させます。