企業や官公庁など、あらゆる組織では必ず貴重品があります。貴重品は組織にとって大切な資産で、貴重品の管理は組織にとって重要な業務の一つになります。

また、貴重品はタブレットやラップトップ、通信機などの情報端末やポータブルカメラやPOSターミナル、無線機などの電子端末、規制薬物などの管理薬物、拳銃や猟銃、自動小銃などの銃火器、ゲストの荷物や遺失物などの預かり資産、楽器や芸術品などの大型の資産、といったように多岐にわたります。

ロッカー管理システムはこれらの多岐にわたる膨大な数の貴重品を管理するためのシステムです。

組織にとって貴重品は大切な資産ですが、種類や数が多いことが一番の課題です。貴重品の紛失は、業務に支障をきたし、機器の交換などの損失も発生します。また、入手困難な貴重品は二度と手に入らない可能性もあります。その為組織の責任者が管理していることが多いです。

ただ、その管理の方法は紙に記載したり、エクセルで管理したりとアナログな方法で管理しているケースが多いですが、アナログな管理方法では下記のような課題が発生します。

• 誰が、いつ、何を持出したのかわからない。
• 管理簿の記載漏れや記載ミスがある。
• 監査の前にまとめて記載したりしているため正確性に問題がある。
• 営業所などの拠点の貴重品が把握できない。
• 管理責任者のためテレワークできない。
• 返却しないまま持ち帰ってしまう。
• 貴重品の受け渡しに時間がかかる。
• 紛失した際の機器の取り換え作業が発生し経費が掛かる。
• 承認なしにいつの間にか持ち出しされている。
• 使う予定だった機器を他の人が持ち出しってしまう。
• 管理に適した大きさのロッカーがない

など、組織の責任者に話を聞くと多くの課題があげられます。

貴重品管理のポイントは、見える化です。「誰が」「いつ」「何を」持出したのか？いつ返却したのか？を明記にして責任区分を明確にするのがポイントです。

扱う貴重品の重要度に応じて管理の受け渡しプロセスを変える

規制薬物の様な貴重品や、拳銃、猟銃、自動小銃のような銃火器、シャーンソーや溶接機のような有資格者が扱わないといけない機器、借用書や現金など、重要度の高い貴重品には通常の貴重品と違い2人認証や3人認証など複数の認証プロセスを設けることも必要です。

スタッフによって扱う鍵の権限を明確にする

誰でも貴重品を持出しできる状態は管理上のデメリットが多くあります。不必要なスタッフが貴重品を持ち出しできないようにしておく事も重要です。必要な人が必要な時間だけ利用できるようにしておくことで、管理責任を明確にする事ができます。

貴重品を取り扱う時間を制限する

貴重品を取り扱う時間を制限することは組織とって非常に重要です。勤務時間外に貴重品を持出したりすることがないようにしたり、持ち出した貴重品をカバンに入れたまま返却しなかったりしないように貴重品の利用には時間の制限をかけたり、棚卸し時間を決めたりすることで紛失や不正を防止できます。

電子機器は充電しながら管理

電子機器の場合は充電しながら管理する必要があります。普通の金庫などに保管すると充電できない為、充電器付のロッカーなどを利用して管理する事が重要です。

ここで本題の「ロッカー管理システムとは？」ですが、鍵管理システムは上記であげた鍵管理のポイントをシステム的に行っている装置です。「ユーザーを特定」「持出時間を記録」「返却時間を記録」と言った機能が一般的で、他にも鍵の「持出権限の設定」「使用時間の設定」「承認プロセスの設定」などの機能があります。RFIDタグを使って管理資産の特定も行う事ができます。

管理の厳正化

ロッカー管理システムに貴重品を保管する事で、システムが自動的に貴重品の有無を確認、持出や返却などの動作があった場合には自動的にログを残します。不正な持出や紛失、未返却などが発生した場合にはログから正確な情報を確認する事ができるため、責任の明確化ができ適切な対応が可能になります。

管理の簡略化

ロッカー管理システムによって管理されている貴重品は、管理者の手間を減らします。「貴重品の受け渡しの為にテレワークができない」「貴重品の受け渡しの為になかなか帰れない」といった悩みを解消し働き方改革につながります。また、設置位置を見直す事で、よりスタッフにとって使いやすい場所で貴重品管理が可能になり、組織の業務改善につながります。

セキュリティの強化

ロッカー管理システムに貴重品を保管する事で、貴重品の取得権限のない人が簡単に鍵を持出す事ができないようになります。ユーザーの認証方法も、簡単なパスワードではなく指紋認証やカード認証などにする事により、本人確認を厳格に行う事ができます。