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鍵管理システムとは?

鍵管理システムとはTrakaキーキャビネット

企業や官公庁など、あらゆる組織では必ず鍵を保有しています。鍵は大切な資産を守るためのアイテムのため鍵の管理は組織にとっては重要な業務の一つになります。

また、管理する鍵は倉庫、キャビネット、ロッカー、サーバーラック、車両、重機、事務所、メンテナンスボックス、車庫、不動産、シャッターなど多岐にわたります。

鍵管理システムはこれらの多岐にわたる膨大な数の鍵を管理するためのシステムです。

組織にとって鍵管理の課題

組織で利用する鍵は大切な資産ですが、種類や数が多いことが一番の課題です。鍵の紛失は、業務に支障をきたし、鍵交換などの損失も発生します。そのため守衛の警備員や組織の責任者が管理していることが多いですね。

ただ、その管理の方法は紙に記載したり、エクセルで管理したりとアナログな方法で管理しているケースが多いですが、アナログな管理方法では下記のような課題が発生します。

  • 誰が、いつ、何を持出たのかわからない。
  • どこの何の鍵かわからない鍵がある。
  • 鍵管理簿の記載漏れや記載ミスがある。
  • 監査の前にまとめて記載したりしているため正確性に問題がある。
  • 営業所などの拠点の鍵が把握できない。
  • 鍵管理責任者のためテレワークできない。
  • 返却しないまま持ち帰ってしまう。
  • 鍵の受け渡しに時間がかかる。
  • 紛失した際の鍵の取り換え作業が発生し経費が掛かる。
  • 承認なしにいつの間にか持ち出しされている。
  • 使う予定だった鍵を他の人が持ち出しってしまう。

など、組織の責任者に話を聞くと多くの課題があげられます。

大量に保管された鍵

組織の鍵管理のポイント

鍵管理のポイントは、見える化です。「誰が」「いつ」「何を」持出したのか?いつ返却したのか?を明記にして責任区分を明確にするのがポイントです。

チェックマーク扱う鍵の重要度に応じて管理の受け渡しプロセスを変える

規制薬物の保管する様な倉庫の鍵や、原子炉などの発電所の危険エリアや橋やダムのメンテナンスエリアなどに入るための鍵、借用書や現金の保管された倉庫、組織の機密エリアに入るための鍵、操作するのに免許や訓練の必要な機器や車両の鍵など、重要度の高い鍵には通常の鍵と違い2人認証や3人認証など複数の認証プロセスを設けることも必要です。

立入禁止エリア

チェックマークスタッフによって扱う鍵の権限を明確にする

誰でも鍵を持出しできる状態は管理上のデメリットが多くあります。不必要なスタッフが鍵を持ち出しできないようにしておく事も重要です。必要な人が必要な時間だけ利用できるようにしておくことで、管理責任を明確にする事ができます。

チェックマーク鍵を取り扱う時間を制限する

鍵を取り扱う時間を制限することは組織とって非常に重要です。勤務時間外に鍵を持出したりすることがないようにしたり、持出鍵をカバンに入れたまま返却しなかったりしないように鍵の利用には時間の制限をかけたり、棚卸し時間を決めたりすることで紛失や不正を防止できます。

鍵管理システムとは

ここで本題の「鍵管理システムとは?」ですが、鍵管理システムは上記であげた鍵管理のポイントをシステム的に行っている装置です。「ユーザーを特定」「持出時間を記録」「返却時間を記録」と言った機能が一般的で、他にも鍵の「持出権限の設定」「使用時間の設定」「承認プロセスの設定」などの機能があります。

鍵管理システム導入のメリット

管理の厳正化

鍵管理システムに鍵を保管する事で、システムが自動的に鍵の有無を確認、持出や返却などの動作があった場合には自動的にログを残します。不正な持出や紛失、未返却などが発生した場合にはログから正確な情報を確認する事ができるため、責任の明確化ができ適切な対応が可能になります。

鍵管理装置一覧

管理の簡略化

鍵管理システムによって管理されている鍵は、管理者の手間を減らします。「鍵の受け渡しの為にテレワークができない」「鍵の受け渡しの為になかなか帰れない」といった悩みを解消し働き方改革につながります。また、設置位置を見直す事で、よりスタッフにとって使いやすい場所で鍵管理が可能になり、組織の業務改善につながります。

TrakaWEB管理システムイメージ

セキュリティの強化

鍵管理システムに鍵を保管する事で、鍵の取得権限のない人が簡単に鍵を持出す事ができないようになります。ユーザーの認証方法も、簡単なパスワードではなく指紋認証やカード認証などにする事により、本人確認を厳格に行う事ができます。

指紋認証する女性

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