Trakaのアローアンス（割当）機能とは？鍵・共有機材の私物化を防ぐ自動制御

Traka Advanced Features

Traka 割当（アローアンス）機能のご紹介
〜アセットの私物化を防ぎ、最適な流通と安全を作る仕組み〜

「1人が鍵やデバイスを何個も抱え込んでしまい、本当に必要な人が使えない」という現場の課題を解決。ユーザーごとの同時持ち出し数をシステムで自動制御する、インテリジェントな割当機能について解説します。

WHAT IS ITEM ALLOWANCE?

アローアンス機能（Item Allowance）とは、「1人のユーザーが同時に持ち出しできる鍵やアセットの数を制限するシステム制御機能」です。

たとえば、個人の持ち出し上限数を「1つ」に設定した場合、ユーザーは現在所持している鍵をキーキャビネットに一度返却するまで、他の鍵を追加で取得することができなくなります。これにより、「念のためまとめて持っていこう」といった鍵の囲い込み（私物化）を強制的に防止します。

USE CASES & EFFECTS

管理対象アセット	現場における従来の運用課題	アローアンス機能適用後の変化
社用車・フォークリフト	特定のスタッフが複数台分の鍵を手元に確保してしまい、他の作業者が車両を使えなくなる	同時所持を「1台」に制限。今の車両の鍵を返却するまで、他の車両へのアクセスを自動でブロック
重要エリア・複数部屋の物理鍵	移動ルート上の全ての鍵を一度にまとめて持ち出してしまい、移動中の紛失・流出リスクが肥大化	必要最低限の数のみ許可。一度に持ち出せる数を厳格に抑え、組織全体の物理セキュリティリスクを低減
ハンディ端末・共有機材	使い終わった機材を返却せず個人のロッカーやデスクに放置され、他部署への機材稼働が停滞	機材の滞留をゼロに。確実な返却をユーザーに義務付け、全社共有アセットの回転率・稼働率を最大化

KEY BENEFITS

BENEFIT 01

鍵の「隠し持ち」を未然に防ぎ、全体の運用効率を最適化。

1人のスタッフが多くの共有アセットを占有することが不可能な環境を作るため、鍵や機材が常にキャビネットへと戻り、次の利用者がいつでもスムーズに使用できるようになります。

BENEFIT 02

「次のアセットを使うために戻す」という行動インセンティブを付与。

別の業務で新しい鍵を借りる必要がある場合、古い鍵を返すことが条件となるため、従業員の返却意識がシステムを通じて自然と向上し、長期間の放置や紛失を未然に防止します。

BENEFIT 03

万が一の紛失トラブル発生時でも、影響範囲を最低限に。

各ユーザーがその瞬間に保持している鍵の数を最小に抑えることができるため、万が一の鍵の紛失や盗難が起きた際も、「どの範囲の鍵が失われたのか」の特定と事後処理が極めて迅速に行えます。

FLEXIBLE POLICY MANAGEMENT

アローアンス（割当）ルールは、一律の設定だけでなく、社内の組織体制や役職、業務形態に合わせてTrakaWEB上で細かくカスタマイズが可能です。

ユーザー・グループ別の権限設定：一般スタッフの同時持ち出し数は「1本」に制限し、施設全体の保守を行う上級管理者や役員には「制限なし（No Item Allowance）」に設定する、といった権限分けが容易です。
システム全体のデフォルト設定：キーキャビネット本体（General Settings）にあらかじめデフォルト値を設定しておくことで、新規登録されたユーザーに対しても自動的に割当制限を強制適用させることができます。
複数システム間連動（AAS – Allowance Across Systems）：ネットワークで接続された別々の拠点やフロアにある複数のキーキャビネットをまたぎ、企業全体・施設全体での同時持ち出し数をリアルタイムで同期・計算して一元制限をかけることも可能です。

高機能システムで、アセット運用の不公平やリスクを解消。

注意喚起や張り紙によるルール設定だけでは、鍵の抱え込みや返却忘れを防ぐことはできません。Trakaのインテリジェントな機能を取り入れ、現場に負担をかけずにルールを「自動化」してみませんか？