個人管理のロッカーと机の鍵を会社管理に

個人任せの鍵管理の課題

会社では様々な鍵を多く保管、管理する必要があり、個人管理に任せてしまっているロッカーと机の鍵の管理が問題でした。
例えば、更衣室の個人ロッカー鍵では入社時に貸与、退職または異動時に返却する事になっているが、返却時に紛失が発覚したり、ホームセンターで複製したスペアキーが返却されていたケースもあります。
また、退職または異動時に返却というルールーにも問題がありました。それは、返却忘れでそのまま持ち帰ってしまうケースです。
鍵交換を業者に依頼した場合1万5000円～2万5000円程度のコストになります。

ダイヤル式ロッカーでも問題発生

上記の管理上の問題から、ダイヤル式ロッカーを試してはみましたが、ダイヤル式ロッカーにもデメリットがある事がわかりました。
シリンダー式のロッカーと違い鍵を紛失した場合に業者手配するというコストはかからない反面、導入コストは高くなりました。
暗証番号検索キーがあり、暗証番号がわからなくても暗証番号検索キーで対処できるメリットはあるが、意外とこの作業が時間がかかり苦労します。
また、個人用の袖机のダイヤル式は特に不満の意見が多かったです。それは、都度下にかがまないと数字を合わせにくとか、数字が小さく見にくいとか、解錠するのに時間がかかるなどと些細なことだとは思いますが、毎回の事となると、シリンダー式の方が早いと言う気持ちもわかります。

管理機能付鍵管理ボックス「Traka21」で
個人管理のロッカーと机の鍵を会社管理に

持ち帰らないことでリスクを軽減＆ストレス軽減

管理機能付鍵管理ボックスは「誰が」「いつ」「何を」「取出し（返却）」したのかを自動的に記録し、ユーザー毎に設定した鍵へのアクセス権限を制御できる。
鍵を持ち帰らない事で、置き忘れや紛失、無断で複製といったリスクの軽減はもちろんだが、従業員にとっても持ち帰らない事で、「鍵を何本も持ち歩くストレスから解放された！」「キーケースが要らなくなった」「鍵を忘れて取りに帰る心配もなくなった」という意見まで聞かれる。

複数の鍵を一束にして大量の鍵を管理しコスト削減

Traka21では21箇所の鍵を管理する為のキーポジションがあるが、同じユーザーが取扱う鍵を一つの鍵束にして管理する事で、大量の鍵を保管できた。
ロッカーと机の鍵はもちろん、アクセス権限がない人は鍵が取り出せないので、人によっては切手保管庫の鍵や、社内小口金庫の鍵、倉庫の鍵、機密文書保管庫の鍵、共有ロッカーの鍵など、様々な鍵を一束にして管理する事ができ、結果としてコスト削減につながった。

ユーザー設定は簡単にエクセルで編集できるのもうれしい

システム設定など複雑な操作が必要なのかと思っていたが、ユーザーの設定や編集が簡単にエクセルで管理ができる点が非常にうれしいです。
鍵を使用する権限を与えたい場合には、該当箇所に「Y」と記載するして保存、後はシステムにUSBを差し込んでインポートするだけで編集できました。