鍵管理装置の予約機能とは？メリットと活用事例

鍵管理装置の予約機能とは？

予約管理は組織や企業にとって必ず存在する業務の一つです。
社用車や公用車、会議室や執務室、社宅など様々な物や施設に対して予約管理は必要になります。
その為、多くの企業では予約管理システムやグループウェアを使った予約管理、エクセルでの予約管理を行っているますが、こういった管理の仕方には必ず、鍵の引渡時に予約状況との照会や、鍵の引渡の管理業務が発生しており、管理者にとっては大きな負担になります。
そこでお勧めしたいのが、鍵管理装置の予約機能になります。
鍵管理装置で、社用車や公用車、会議室や執務室、社宅などの鍵を管理する事によって、これらの物や施設の予約管理を行う事ができます。

鍵管理装置の予約機能　導入メリット

予約管理と鍵の引渡を一度に管理できる

鍵管理装置の予約機能を使う最大のメリットともいえるのが、予約管理と鍵の引渡業務を同時に行う事ができる事で、管理者の業務負担を大きく軽減する事ができます。
鍵の引渡時に予約状況の照会作業の負担を軽減し、無人での鍵の引渡を可能にします。
また、予約状況と実際の使用状況の厳格な管理を行う事ができ、不必要に予約している空予約や必要以上の極端な長時間の予約を抑止する事にもつながり、資産の有効活用になります。

空予約を自動キャンセルできる

鍵管理装置の予約機能を使うと、予約の情報と鍵の情報が紐づけされている事で予約時間を一定時間経過しても鍵の取得がされなかった場合には自動キャンセルされ、予約していない人が利用できるようになります。
結果として、空予約の為に使えなかった資産が使えるようになり、資産の有効活用につながります。

早期返却で予約が自動終了できる

社用車や公用車の場合には渋滞などを考慮して余裕を持って長めに予約を取得する人が多いと思いますが、長めに予約を取得する事で結果として資産の有効活用という観点から考えると阻害要因となります。
鍵管理装置の予約機能を使う事で、早期に鍵が返却された場合に自動的に予約終了する事で他の人が利用できるようになり、資産の有効活用につながります。

鍵管理装置の予約機能　活用事例

官公庁公用車

官公庁で使用される公用車は数百・数千ものユーザー管理と限られた車両を効率的に稼働させる必要があります。限られた車両を安全に数百・数千のユーザーを紐づけて効率的に管理する為には鍵管理装置は必須アイテムとも言えます。また、車両を有効活用する為に、予約管理と使用実態の正確な把握は欠かせない機能とも言えます。

インフラ事業

電気・水道・ガス・通信・鉄道・高速などインフラ業界での社用車の予約管理では日本全国に数多く拠点が存在する為、一元管理を行う為にはアナログな方法では管理者の負担が大きく拠点毎での管理になってしまい、資産が有効活用されているのかを把握する事が困難です。
鍵管理装置を使う事ですべての拠点を一元管理し、予約状況と使用実態の実態を把握して車両が適切な台数整備できているのかを把握する事ができます。
また、緊急時の出動が存在する為すべての予約より緊急時の出動が優先される必要もありますが、Traka Touch Proでは予約を打ち消す特権権限を付与する事でこういった緊急出動にも対応ができます。