鍵管理の不備は、企業のセキュリティリスクを直撃します。本記事では、物理鍵管理規定の作成手順と、すぐに使えるテンプレートを公開！鍵紛失ゼロを目指す企業必読の完全ガイドです。
1. なぜ物理鍵管理規定が必要なのか
鍵紛失は不正侵入や情報漏洩のリスクを高める
管理者不在やルール不明確は、責任の所在が曖昧になり事故を招く
法令や監査対応にも必須（ISO27001などのセキュリティ基準）
2. 規定作成の基本ステップ
ステップ1：適用範囲を明確化
管理対象：建物、部屋、設備、車両など
除外対象：個人所有の鍵
ステップ2：管理体制の定義
鍵管理責任者（総務部など）
鍵管理担当者（現場責任者）
ステップ3：鍵台帳の整備
鍵番号、名称、保管場所、貸出状況、担当者を記録
ステップ4：貸出・返却ルール
本人確認、台帳記録、返却期限の設定
ステップ5：保管方法
施錠可能なキーボックスで管理
アクセス権限を限定
ステップ6：棚卸・監査
月次または四半期で実物と台帳の照合
ステップ7：教育・周知
全社員に規定を周知、管理者に研修
ステップ8：見直し・更新
年1回以上の規定改定
3. 実用テンプレート（サンプル）
物理鍵管理規定（サンプル）
第1章 総則
目的：当社が保有する物理鍵の適正管理を行い、資産の安全を確保する
適用範囲：建物、部屋、設備、車両等の鍵
第2章 管理体制
鍵管理責任者：総務部長
鍵管理担当者：各部門責任者
第3章 鍵の管理方法
鍵台帳に「鍵番号・名称・保管場所・貸出状況・貸出者・返却日」を記録
鍵は施錠可能なキーボックスに保管し、アクセス権限を限定
第4章 貸出・返却
貸出時は本人確認を行い、台帳に記録
返却期限を設定し、返却時に状態確認
第5章 棚卸・監査
月次で鍵の実物と台帳を照合
不一致があった場合は直ちに報告し、原因を調査
第6章 教育・周知
全社員に本規定を周知
鍵管理担当者には年1回の研修
第7章 見直し
年1回以上の規定改定
4. 運用のポイントと改善サイクル
定期棚卸：月次で実物と台帳を照合
監査対応：内部監査やISO対応に備え、記録を残す
教育強化：鍵管理者への研修を継続
PDCAサイクル：規定→運用→監査→改善
5. Trakaで実現するスマート鍵管理
従来の鍵管理は、紙の台帳や手作業に依存し、紛失や不正利用のリスクが残ります。そこで注目されているのが、Trakaのスマート鍵管理システムです。
Trakaの特徴
電子制御キーボックス：鍵を個別にロックし、利用者認証で貸出・返却を管理
リアルタイムログ：誰が、いつ、どの鍵を使用したかを自動記録
権限管理：利用者ごとにアクセス権を設定可能
監査対応：履歴データを簡単にエクスポートし、コンプライアンス強化
アラート機能：返却遅延や不正操作を即時通知
導入メリット
紛失リスクの大幅削減
管理業務の効率化
セキュリティレベルの向上
Trakaは、物理鍵管理の「規定＋運用」をテクノロジーで強化する最適解です。
6. まとめ
鍵管理は「作って終わり」ではなく、運用と見直しを繰り返すことで初めて機能します。本記事のテンプレートを活用し、さらにTrakaのようなスマート管理システムを導入することで、企業のセキュリティを次のレベルへ引き上げましょう。
