大規模な施設や組織になると、大量の鍵を管理する必要があります。
しかし、組織の大量の鍵を管理するのは簡単ではありません。
この記事では、企業や組織で大量の鍵を管理・保管する方法について、お勧めしたい情報を紹介します。
キーボックス（鍵管理ボックス）で保管する
入り口の鍵だけでなく、倉庫、社用車、公用車、会議室、機械室、設備室、薬品庫、ロッカー、南京錠など組織では様々な種類の鍵を大量に管理していると思いますが、一般的には鍵管理ボックス（キーボックス）に保管する方法が一般的です。
キーボックスにも様々な種類がありメリット、デメリットを理解して使う事で安全性と作業効率向上につながります。
ダイヤル式キーボックス
ダイヤル式のキーボックスは比較的屋外で使う物南京錠タイプのキーボックスが多いです。
ダイヤル式の場合には複数の人で共有して使えるというメリットがありますが、一度ダイヤル番号が漏えいしてしまったら変更する必要があります。
企業や組織でダイヤル式を選択する場合には暗証番号をリセットして新たに設定できる物を選ぶ事が重要です。
プッシュテンキー式キーボックス
プッシュ式は暗証番号で管理するキーボックスです。ダイヤル式よりも素早く暗証番号を入力できるのが特徴です。
しかし、プッシュ式は長年同じ番号を使用していると、使用した箇所が早く劣化して、番号の推測ができます。
また、指紋などが残っている痕跡からも番号を推測する事ができる為、高度なセキュリティの担保目的には不向きです。
シリンダー式キーボックス
シリンダー錠を鍵で開閉するタイプのキーボックスです。
セキュリティ面では、鍵を持っている人しか開ける事ができないので、高いセキュリティが確保されますが、複数のユーザーで共有して使う場合には不向きです。
鍵を複製すれば複数の人でも使えますが、「何本」複製し、「誰に」預けているのか、複製した鍵をしっかり管理しておく必要があります。
キーボックス（鍵管理ボックス）の設置方法
キーボックスの形状にも壁掛設置するタイプ、単純に置いておくだけのタイプ、U字金具でパイプなどに固定するタイプなどがあります。
壁掛タイプ
最もセキュリティが高いタイプが壁掛タイプと言えます。
壁掛タイプの場合はボードアンカーなどを使って壁にかけてしまう為、キーボックスそのものの盗難の危険性が極めて低いのが特徴です。
しかし、マンション管理のようにキーボックスごと持ち運びしたい場合にはこちらのタイプは不向きと言えます。
また、壁掛タイプは大量の鍵を保管できる容量が大きいタイプがあるのも特徴です。
据置タイプ
据置タイプは簡単にどこにでも設置する事ができます。しかし、持ち運びできる為、防犯面ではキーボックスごと盗難される危険性があります。
据置タイプを使う場合にはロッカーなど施錠できる箇所に保管しておくことをお勧めします。
U字金具タイプ
U字金具タイプはドアノブに取り付けたり、排水管に取り付けたりと様々な場所に取り付けできるのが特徴です。
このタイプのキーボックスは不動産の空き室などにもよく使わてれいて多くの種類が流通していますが、少量の鍵を保管するものがほとんどです。
このようにキーボックスと言っても様々な種類があります。
セキュリティ面を考慮するなら、壁掛タイプのシリンダータイプが最もお勧めですが、利用用途や鍵の重要度に応じて選ぶ事が大切です。
鍵毎にタグやラベルを取り付けて管理台帳を作成する
鍵は見た目ではどこの何の鍵かがわからない為、鍵毎にタグやラベルを付けておきます。この時注意して欲しいのが、第三者が容易にどこの鍵かわかるラベルを貼り付けてしまうと、落とした時に不正に使われてしまう可能性が高まる為、容易にわかるような「サーバー室」や「会議室1」といってラベルを貼り付けるのではなく、管理台帳に管理番号などを記載して、管理番号のラベルやタグをつけておきましょう。
鍵毎の保管場所を明記
大量の鍵を管理する為には鍵の保管場所を明確にしておく必要があります。管理台帳を作成し、管理番号のラベルやタグを取り付け、保管場所にも管理番号を記載して、鍵毎に保管する場所を明確に決めて保管しましょう。
曖昧に、ロッカーの中に保管、何段目に保管、としていると鍵が紛失してしまっていても紛失した事にも気づく事ができなくなります。また、鍵を使用する際にも該当する鍵を探すのに手間がかかる為、鍵毎に保管場所を明記して保管する事がおすすめです。
鍵の貸出管理簿を作成
紛失を防止する為にも、鍵の貸出時には必ず、「誰が」「いつ」「何を」を明確に管理簿で管理しましょう。
管理簿なしで貸出してしまうと、いつの間にか紛失していたり、不正利用にもつながります。鍵管理簿は表計算ソフトなどでも簡単に作成する事ができますが、大量の鍵を毎日貸出して業務を行っている場合には鍵管理そのものが業務になってしまいます。大量の鍵を自動で行えるようにするには鍵管理装置がおすすめです。
鍵管理装置のメリット
鍵管理装置は鍵の貸出業務を自動化する事ができ、紛失の防止や不正使用の防止といった効果が期待でき、ICカードなどで使用者の確認などができ、権限を明確化する事ができます。
使用者によって使える鍵を権限分けして付与したりする事で、セキュリティレベルを高める事もできます。
鍵の受けた渡しを無人化する事で業務効率化の効果も期待でき厳密な管理を実現できるのが鍵管理装置です。
