鍵管理装置の門限機能とは？
鍵管理において業務終了時にすべての鍵が返却されているかを確認する棚卸業務は重要な業務のひとつです。
社用車や公用車、会議室や執務室、薬品庫や倉庫など様々な設備や施設の鍵が業務終了時刻に返却されているかを確認するのは組織の資産を守る為に必要な業務です。
その為、鍵の管理者はすべての鍵が返却されるまで残業したり、帰社時に返却されていない鍵を翌朝回収に廻ったりと、管理者にとって鍵の棚卸業務は大きな負担になります。
そこでお勧めしたいのが鍵管理装置の門限機能になります。
鍵管理装置で門限時間を設定しておくことで、門限時間に返却されていない鍵を自動で棚卸して、持ち出したユーザーの情報と返却されていない鍵の情報をメールで通知してくれます。
鍵管理装置の門限機能 導入メリット
棚卸業務の自動化
門限設定をする事で、きめられた門限時間に鍵が返却されていない場合には自動的にアラーム通知を送ります。
アラーム通知には、鍵の情報と使用者の情報を入れる事ができ、アラームを受信した管理者はユーザーに対して鍵の使用時間超過の説明責任を追及する事が簡単にできます。
紛失・返却忘れの防止早期発見
門限機能が設定されている場合にはユーザーは決められた時間までに鍵を返却しなければなりません。
もし、時間超過した場合には管理者にアラーム通知が送られ、紛失や返却忘れを早期に発見し対処する事ができます。
鍵管理装置の門限機能 活用事例
会議室の鍵管理で回転率向上
会議室の鍵管理に門限設定を利用する事で、１回の利用時間を制限する事ができます。
1回の利用を2時間以内に制限し、鍵の早期返却を促す事で、会議室の回転率向上につながります。
USBメモリの管理で紛失・返却忘れ防止
USBメモリは一度に大量の個人情報を流出してしまう危険性があります。
一度紛失してしまうと組織にとって多大な損害となる為、厳格な管理をする必要があります。
「誰が」「いつ」「何を」取得返却しただけでなく門限を設定しておくことで返却忘れや紛失の早期発見に役立てる事ができます。
