鍵の管理漏れ・紛失リスクをシステムが「物理的」に遮断

従来の鍵管理ボックスでは、「誰でもすべての鍵に触れてしまう」「返却時の台帳記入が形骸化する」といったリスクを孕んでいました。

Trakaのインテリジェント鍵管理システムは、既存の社員証（ICカード）や暗証番号、生体認証を用いて、「許可されたユーザーの、許可された特定の鍵だけ」の物理ロックを解錠します。いつ、誰がどの鍵を持ち出したかが100%デジタルで記録されるため、人の目に頼らない確実なアセット統制が実現します。

マスターキーの貸出台帳を廃止、総務部門の受付・確認業務を完全無人化

【導入前】役員室、サーバー室、書庫などの重要諸室の鍵を総務カウンターの金庫で一括保管。貸出のたびに手書き台帳への記入を求めていたが、夜間や早朝の貸出に対応できず、また「誰が持っていったか分からない鍵」が定期的に発生し、その都度確認捜索の大きな労力がかかっていた。
【導入後】24時間いつでも社員証で認証できるTrakaキーキャビネットを設置。いつ誰がどの鍵を持ち出したかが瞬時にWebブラウザから確認可能となり、手書き台帳の手間と確認のための残業を根絶。鍵の返却遅延時にはシステムが自動で本人と管理者にアラートメールを送信するため、紛失リスクそのものを未然に防ぐ体制を構築しました。

外部メンテナンス業者への「期限付きアクセス権限」による誤持ち出し防止

【導入前】多数のクライアントサーバーを預かるデータセンターにおいて、外部の保守業者やベンダーが毎日入場。従来の鍵ボックスでは、入館を許可した業者が「隣の無関係なテナントラックの鍵」まで誤って持ち出せてしまう構造的なリスクがあり、セキュリティ統制が課題だった。
【導入後】管理ソフトウェア（TrakaWeb）上で、業者ごとに「当日指定されたサーバーラックの鍵のみ」を解放する期限付き権限を発行。キャビネットの扉が開いても、許可された鍵のロックしか解錠されないため、意図しない誤持ち出しや不正アクセスのリスクを物理的にゼロに抑え込み、ハイレベルなセキュリティ監査（ISMS等）に準拠しました。

車両予約システムとリアルタイム連動、鍵の私物化や未返却をシャットアウト

【導入前】数十台の社用車を抱える拠点にて、特定のスタッフが使いやすい最新車両の鍵を返却せずに机に入れたままにする「鍵の私物化」や、誰がどの車に乗っているか分からず、事故や駐車違反時の事後調査に時間がかかるトラブルが多発していた。
【導入後】TrakaWEBの車両予約システムがTrakaキーキャビネットと連携。予約を入れた本人が予約時間中に認証したときのみ、その車両の鍵を貸し出す運用へ。返却時には、キャビネットのタッチパネルから「燃料残量」や「車両の軽微な傷・不具合」をシステムに報告できるようになり、バックオフィスの管理業務効率を劇的に向上させました。