鍵管理台帳とは？
鍵管理台帳は、建物や施設の鍵の情報を一元的に管理するための帳簿、またはシステムのことです。鍵の貸出・返却履歴、鍵の所在、鍵の担当者、鍵の種類、鍵の番号など、鍵に関するあらゆる情報を記録し、管理することで、セキュリティの向上や鍵の紛失防止に役立ちます。
鍵管理台帳の必要性
セキュリティ強化
鍵の貸出・返却履歴を明確にすることで、不正な鍵の使用を防ぎ、セキュリティレベルを向上させます。
鍵の紛失防止
鍵の所在を常に把握することで、紛失や盗難のリスクを低減できます。
鍵の管理効率化
鍵に関する情報を一元管理することで、鍵の管理業務を効率化し、時間と手間を削減できます。
緊急時の対応
緊急時に必要な鍵の所在を迅速に把握し、適切な対応を行うことができます。
鍵管理台帳に記載する情報
鍵番号
鍵を一意に識別するための番号
鍵の種類
一般鍵、特殊鍵、マスターキーなど
鍵の名称
部屋番号、設備名など
鍵の所在
キーボックス、担当者など
貸出日
鍵を貸し出した日付
返却日
鍵を返却した日付
貸出者
鍵を貸し出した人の氏名
返却者
鍵を返却した人の氏名
備考
その他必要な情報（鍵の複製状況など）
鍵管理台帳の管理方法
手書き
シンプルな方法ですが、情報検索やデータの共有が難しい場合があります。
Excel
フレキシブルに情報を管理できますが、データの入力ミスや誤削除のリスクがあります。
専用ソフトウェア
鍵管理に特化した機能が備わっており、高度なセキュリティ対策も可能です。クラウド型のサービスを利用すれば、場所やデバイスに縛られずにアクセスできます。
キーボックスシステム
鍵の保管と貸出を一元管理できるシステムです。鍵の履歴やアクセスログを記録し、セキュリティを強化できます。
鍵管理台帳の導入メリット
セキュリティレベルの向上
不正な鍵の使用を防ぎ、セキュリティリスクを低減できます。
業務効率化
鍵の管理業務を効率化し、時間と手間を削減できます。
コスト削減
鍵の紛失や複製によるコストを削減できます。
コンプライアンス対応
法規制や社内規定への対応を支援します。
鍵管理台帳の導入を検討する際のポイント
管理対象となる鍵の種類と数
鍵の種類や数によって、必要な機能が異なります。
セキュリティレベル
扱う情報の機密性に応じて、セキュリティレベルを選択する必要があります。
操作性
担当者が使いやすいインターフェースであるか確認しましょう。
導入コスト
ソフトウェアの購入費用や導入費用、運用コストなどを比較検討しましょう。
TrakaTouchProについて
TrakaTouchProは、自動化されたインテリジェント鍵管理システムの一つです。鍵の貸出・返却履歴を詳細に記録し、不正な操作を検知するなど、高度なセキュリティ機能を備えています。クラウド連携により、より高度な管理が可能となる点も特徴です。
まとめ
鍵管理台帳は、組織のセキュリティレベル向上に不可欠なツールです。適切な鍵管理台帳を導入することで、鍵の紛失や不正使用を防ぎ、安全で効率的な業務遂行に貢献できます。
