従来は、社用車の鍵と駐車場を出入りするための入場ICカードが別々のアナログキーボックスで管理されていました。持ち出し時にどちらか一方を忘れたり、紛失したりするリスクが絶えず、営業やイベント搬出時のオペレーションの遅れに繋がっていました。

グループウェアのスケジュール機能と実際の鍵ボックスが連動していなかったため、システム上予約していても「現物のカギが戻っていない」という事態が頻発。予約時間を超過して乗り回す社員がいても、それをリアルタイムに捕捉する仕組みがありませんでした。

広報部が管理する「イベント・展示車」と、総務部が管理する「一般社用車」が同一エリアに保管されており、人事異動や組織変更の際、ユーザーの権限設定やカギのシステムメンテが複雑化。セキュリティ設定のミスや属人化が懸念されていました。

Traka独自のインテリジェントキーホルダー（iFob）の金属リングに、「車の鍵」と「駐車場入場パス（ホルダー付）」を物理的に一体化してキャビネット（L）にロック。FeliCaで認証すると、許可された車両のセットだけがLEDで光り、解錠されます。これにより、「カードだけ忘れる」「鍵だけ紛失する」リスクを物理的にゼロにしました。

TrakaWEBの高度な「予約機能」を活用。Web上で「13:00〜15:00 営業車A」と予約を入れると、その時間帯だけ該当スタッフのFeliCaカードに解錠権限が自動付与されます（ダブルブッキングの完全防止）。さらに、**予約終了時間を過ぎてもカギが返却されない場合、システムが自動検知して本人と総務管理者に警告メール（超過アラーム）を発報**し、ルーズな長時間利用を根絶しました。

複数の組織が絡む自動車メーカーならではの運用に合わせ、管理者の職責に応じた権限の完全な分離（マトリクス制御）を実装しました。

• ① ユーザーメンテナンス権限（人事・総務担当）：組織変更に伴う社員のFeliCa情報の登録・削除、部署異動のみを管理する権限。
• ② アイテムメンテナンス権限（車両・広報担当）：新車の導入や展示車の入れ替えに伴う、キャビネット内の鍵スロットの設定や駐車場カードの割り当て変更のみを行う権限。
• ③ 予約権限（一般社員・各ライン長）：日常の社用車の利用予約、または部署内メンバーの予約のみを実行できる権限。

手書き台帳や鍵管理の確認に追われていた総務部門の負担がゼロになり、24時間いつでもスムーズな車両の持ち出し体制が実現しました。

返却時間を意識した運用が全社に定着し、超過メールの導入後は返却遅延が98%減少。業務効率が飛躍的に向上しました。

「ユーザー」「アイテム」「予約」の権限が分離されたことで、別部署のスタッフが展示車のカギを誤って持ち出すような事故が完全に防げるようになり、内部統制の強固な基盤が整いました。