施設鍵管理の課題とは
大規模な施設や組織の場合には、入り口の鍵以外にもロッカー、机、社用車、執務室、機械室、機械設備、サーバーラックなど大量の鍵があります。
このような大量の鍵を保管するだけでも管理が困難だが防犯性を考慮してその多くは管理者の手元で保管されているケースがよくあります。
しかし、管理者の手元で保管し「誰が」「いつ」「何を」持出したのかを管理していくことは管理者の業務負担が増え本来の業務の支障になっていたり、鍵が返ってこない為に残業が発生していたりします。
課題解決の為にはまず、自社の課題を把握する事が大切です。
施設鍵管理のよくある課題
- 使用したい鍵の保管場所（管理者）がわからない
- いつの間にか鍵が紛失していても原因の追跡ができない
- 鍵管理簿の記載をしているが鍵の引渡に時間がかかる
- 劇毒物の倉庫など特定の人しか使えない鍵を管理したい
- 鍵管理簿自体の信頼性が低い
- 合鍵を複製し過ぎて管理ができなくなっている
- 休みの日に鍵管理者が休日出勤している
- 勤務時間外に鍵を使用するのを防止したい
- 鍵を自宅に持ち帰ってしまうのを防止したい
- 鍵の棚卸業務で時間がかかる
施設鍵管理の課題解決策
保管ルールと使用ルールの明確化
施設の鍵管理の為にはまず、保管ルールと使用ルールの明確化する事が最も重要です。ルールのないままにシステムや鍵管理装置を導入しても上記の課題を解決する事ができません。
保管ルールと使用ルールの明確化の為にはまず、下記のようなものが考えられます。
POINT鍵の保管場所を指定する
鍵を保管する場所を明確にし、誰がその場所にアクセスできるかを定めます。鍵を保管する場所は、盗難や紛失を防止するためにも安全性が高い場所を選ぶようにしましょう。
POINT鍵の貸し出しに関する規定を設ける
鍵の貸し出しについては、誰が貸し出しを行うことができるか、どのような場合に貸し出しが許可されるか、貸し出し期間や返却期限などの規定を設けます。また、貸し出し時には、貸し出し先の人物を確認し、貸し出しの目的を明確にすることも大切です。
POINT鍵の管理責任者を指定する
鍵の管理責任者を定め、鍵の保管場所の管理や貸し出しの管理など、全般的な鍵の管理を担当する人物を指定します。
POINT鍵の紛失や盗難に関する対応策を設ける
鍵が紛失したり盗難に遭った場合には、速やかに報告することが大切です。また、紛失や盗難を防止するために、鍵の番号を記録したり、鍵の形状や色を変えたりするなどの対策を講じることも考えましょう。
POINT鍵の定期的な点検を行う
鍵の点検は、鍵の存在を確認し、必要に応じて「どこの鍵がどの鍵なのか？」などを確認し、すでに破棄されている設備や車両の鍵が残っていないかを確認する事で不必要な鍵を整理する事も大切です。適切なタイミングで点検を行うようにしましょう。
鍵の持出履歴と返却履歴を記録する
鍵の使用ルールを設けたらルールを守った運用をしていく必要があります。その為に有効な方法に鍵の持出履歴と返却履歴を記録（鍵の管理簿を作成）する方法があります。
持出履歴と返却履歴を記録する事はそれほど難し事ではなく、エクセルなどで簡単に作成する事ができます。
しかし、手作業による鍵の持出履歴と返却履歴を記録する作業は管理方法として多くの組織では下記のような課題やトラブルを引き起こす可能性があります。
- 手作業での入力する作業は煩雑で、スタッフの記入忘れが多い
- 管理者が不在の場合には鍵の持出も返却もできない
- 記入漏れや記載ミスが多く管理簿そのものの信頼性が低い
- 鍵の引渡や返却のたびに管理者の作業が止まり本来の仕事に集中できない
- いつ帰ってくるかわからない為管理者の残業が発生している
鍵の使用履歴を自動化する鍵管理装置を導入する
鍵の使用履歴を自動化させるためには鍵管理装置を導入する事が最も厳格な管理と正確な記録を保持する最善の方法です。
しかし、鍵管理装置にもいろいろな種類があり、組織の規模、ユーザー数、鍵の管理本数、セキュリティポリシーなどに合わせて選定する必要があります。
鍵管理装置を選定する上で押さえておくべき注意点は下記になります。
POINT管理対象の鍵の本数を確認
鍵管理装置によって管理できる鍵の本数が決まっています。管理する対象となる鍵の本数を洗い出しましょう。
POINTユーザー数を確認
鍵管理装置によって使用できるユーザー数に制限があります。管理したい鍵を使用するユーザーが何名いてるのかを確認しておきましょう。
POINT管理にかかる手間と時間のコスト可視化
鍵使用のための申請、申請書の確認・承認、鍵の受渡し、返却、記帳、記帳内容の正確性を確認、これらに携わる人と手間をコストに変換しましょう。
管理コストを明確化する事で、費用対効果を分析しやすくなります。
鍵使用者、承認者、鍵の受渡等の管理人 それぞれの時給 × 時間 → コスト
POINT管理する鍵の価値とリスクの再確認
紛失・盗難による会社の損失額を可視化しましょう。
鍵交換時の価格、技術・顧客情報・個人情報の漏洩、鍵が使えなかった時の機会損失などを可視化する事で、費用対効果を検討します。
POINT鍵管理の目的を整理
鍵管理簿の記載作業の削減だけではなく、鍵管理の目的を整理しましょう。例えば「返却忘れを防止したい」「鍵の貸出の予約を管理したい」「コンプライアンス違反を防止したい」「棚卸業務を効率化したい」「本社で拠点の情報を一元管理したい」など、目的に合った鍵管理装置を選定する必要があります。
Traka Touch Proで施設鍵管理が選ばれる理由
ブラウザーベースのシステム
Tipsブラウザーベースの管理システムでクラアント側にはソフトウェアのインストールが不要、組織内のネットワークにあるすべての端末から予約ができます。
きめ細やかな権限設定
Tipsユーザー毎や鍵毎に取り出し権限を設定する事ができ、典型的なアクセス権限には管理を簡素化する為のグループ作成も可能
詳細なアクセスログを記録
Tipsアクティビティ、ステータス、使用状況、例外、権限など様々なレポート機能で資産の使用状況を管理できます。
選べるユーザー認証方式
Tipsユーザーの認証方法は、PINコードでの認証の他、カード認証、指紋認証から組織のポリシーに合わせて選べます。また、カード認証とPINコードや指紋認証とPINコードを組み合わせる事もできより強固なセキュリティーを確保する事もできます。
数千・数万のユーザーもActive Directory連携で簡単管理
TipsWindowsのActiveDirectory（AD）と連携する事で、数千・数万のユーザーでもADと同期する事で、ユーザーメンテナンスの工程を削減管理の簡素化を実現しています。
