ノートPC・タブレット端末管理とは
ノートPC・タブレット端末は組織や企業にとって重要な情報資産で、盗難や紛失をしてしまうとパソコン内部の情報漏えいのリスクが生まれます。
企業や組織の情報セキュリティを確保するためには、ノートPC・タブレットの置き忘れによる紛失・盗難を防ぎ機密情報や個人情報の漏洩を防止するための対策を講じておかなければなりません。
NPO日本ネットワークセキュリティ協会（JNSA）が就業者を対象とした調査によると、
これまでに業務データを保管したPCの紛失・盗難にあった、または紛失しそうになった経験のある人は10.6％、そして年間で3.7%の社員が紛失した（紛失しそうになったを含む）、盗難にあったことが報告されています。意外なことに紛失場所としては、社内での紛失リスクは、自宅持ち帰り時や飲酒時の紛失リスク以上に大きいという結果になりました。
参考資料：NPO日本ネットワークセキュリティ協会（JNSA）
「紛失しそうになった」という実際には紛失していないのケースも調査対象に含んでいますが、ノートPCが100台保有していれば年間で3～4台のノートパソコンが紛失するリスクがあるという事が言えます。
社内で保管しているノートパソコンの場合は、毎日使う物でない限り紛失したことに気がつかず、棚卸しや使用しようとした時に、はじめて紛失していることに気付くケースもありえます。
課題解決の為にはまず、自社の課題を把握する事が大切です。
ノートPC・タブレット端末管理のよくある課題
- 貸出履歴を管理できていない
- 自宅に持ち帰り個人管理している
- 社員数が多い為一元管理が困難
- 保管場所が明確に決まっていない
- 机の上に置いたまま帰社している
- 個人情報や機密文書がパソコンに保管されている
- 保有するパソコンの棚卸などを実施していない
- 社内の管理が行き届いていない
ノートPC・タブレット端末管理の課題解決策
保管場所の明確化
ノートPC・タブレット端末管理の為には、まず保管場所を明確に定める事が最も重要です。
明確に保管場所が決められていなければ使用したユーザーは自己の判断で適当な場所に保管してしまいます。また、次の使用したいユーザーはどこに保管しているのかがわからずに探し回る事になり、結果としてノートPC・タブレットが見つからず、紛失してしまいます。
保管場所を明確に定めるメリットは、紛失防止だけでなく、探し物をする時間を削減し、整理整頓につながり作業効率の向上にもつながり、会社や組織にとって大きなメリットがあるので、ノートPC・タブレット管理には、まずは保管場所を明確に定め使用するユーザーに周知する事から始めることがおすすめです。
POINTノートPC・タブレットの保管場所は端末毎に管理番号などを付けて、どこにどの端末を保管するのかを明確にしておく事が重要です。
使用ルールを定めて明確にする
ノートPC・タブレット端末管理の為に必ず使用ルールを定め明確にしておく事が重要です。
使用ルールとしては、下記のようなものが考えられます。
使用する場所のルール
使用する場所のルールとして、社内での使用に限定するのか？ それとも社外での使用を認めるのか？ 社外で使用する場合でも、会社の指定した施設や社員の自宅のみに限定するのか？ 管理するノートPCやタブレット端末で取扱う情報の重要度や種類によって判断したり、ノートPC・タブレット端末に入っている情報によって判断する必要があります。
転貸等の禁止
貸出したノートPC・タブレット端末は、他の人への転貸等の禁止にしておく。
転貸を許してしまうと、その端末に関してのトラブルなどの問題について責任が不明確になったり、紛失や盗難のトラブルにつながります。転貸等の禁止し、尚且つ万が一違反してトラブルが発生した場合の全責任を貸出したユーザーが負う。などの明確な規定を設けておくことが重要です。
トラブル時の対処ルール
ノートPC・タブレット端末の故障・紛失・盗難などのトラブルが発生した場合の対処方法についても必ずルールに定めておく必要があります。
利用時間のルール
一度の利用につき何日までなど利用期限のルールを決めておく必要があります。貸出期限がないまま貸出してしまうと、いつまでも帰ってこなくなり結果として紛失や盗難のリスクが高まります。
TrakaスマートロッカーでノートPC・タブレット端末管理が選ばれる理由
1システムで100台までの端末を管理できる大容量
Trakaスマートロッカーは、1システムで最大100台の端末を管理できます。
ラップトップロッカー40台管理
ユーザー毎に細かく設定できるアクセス制御
ユーザー認証後に使用したい扉を選択して扉が開きます。ユーザーにあらかじめ与えられた権限の扉だけが選択できるようにアクセスを制限しています。
タッチパネルでアクセス権限を分かりやすいアイコンで表示します。
電源ケーブルを内蔵させて充電しながら保管
電源オプションを内蔵する事によって、充電しながら保管ができることで帰社する時や休憩する時に充電しながら機器を保管し、ユーザーの利便性と管理面の両立を実現します。
ＲＦＩＤで資産を固有のIDで管理
ＲＦＩＤはすべてに固有のＩＤを付与する事で、入れ替わりなどの防止にも役立ちます。
タッチパネルで不具合を報告
タッチパネルで不具合ログが作成されると自動的にアイテムの管理者や修理担当者へメールが届き迅速な修理対応ができ結果的にコスト削減にもつながります。
門限設定で返却時間を管理
Trakaスマートロッカーには、貸出したアイテムの返却時間を決める門限設定の機能があります。この機能はロッカーの格納庫に収納されたアイテム毎の設定とユーザー毎の設定が可能です。
