企業や組織に置いて重要な金庫や現金保管庫の鍵の管理は非常に重要なものです。
通常であれば金庫や現金保管庫の鍵は正と副の２つの鍵が存在します。
鍵を取扱う人が一人だけであれば、使用者が常時携帯し、副の鍵は使用者が厳重に保管すれば問題ありません。
また、取扱う人が二人であれば、それぞれが正と副を常時携帯し管理すれば問題ありません。
しかし、企業や組織の場合使用者が複数人になるケースは多くあります。
また、現金保管庫や顧客の資産を預かる貸金庫のような場合には一人の人だけで鍵を取扱うと不正のリスクが大きくなります。
そこでお勧めしたい方法が承認機能の付いた鍵管理装置です。
鍵管理装置の承認機能
鍵管理装置の承認機能とは、鍵の貸出や返却の際に、あらかじめ設定された承認プロセスを経る必要があるシステムです。従来の鍵管理では、鍵の紛失や不正使用のリスクがありましたが、この装置によって、より厳密な鍵管理が可能になります。
一般的な仕組みとメリット
一般的な仕組み
1.ユーザーに対して鍵の使用できる権限を付与します。
2.承認が必要な鍵に対して承認人数の設定をします。
3.承認するユーザー（承認者）に対して承認権限を付与します。
承認機能の使い方
1.鍵を使いたいユーザーがユーザー認証
2.使いたい鍵を選択
3.承認権限を持った承認者がユーザー認証
4.鍵の取出し
承認機能メリット
承認機能を使うメリットは「誰が承認し」「誰が持出した」のかを自動的に記録する事で、コンプライアンス強化やセキュリティ向上というメリットがある業務効率化にもつながります。
承認機能デメリット
ユーザーにとっては承認者が不在の場合に鍵が取り出せないというデメリットが発生しますが、承認できる権限を１人だけに付与するのではなく、複数名の承認者に設定しておくことでデメリットを補う事ができます。
どこまでの役職者に承認権限を与えるのか？セキュリティと可用性のバランスをとる事が重要です。
承認条件をより厳しくしたい場合
ここまで記載したように承認機能は企業や組織にとって重要な機能です。しかし、承認人数を２人、３人に設定したとしても同じ部署の承認者がすべて承認したとしたらどういう事が想定されるでしょう？
「上司に言われて承認した」という事が起こってしまいます。そうなると、上司が本当に指示したのかを追及する必要がでてトラブルにつながります。
こういったトラブルを防止する為にTrakaTouchProには承認グループの設定があります。
承認グループ仕組みとメリット
1.ユーザーグループを作成
2.鍵に対して承認人数と承認グループについての設定、承認者の権限の有無についての設定を行う。
3.ユーザーと承認者にユーザーグループと鍵の権限を割当
4.承認者に対して承認権限を付与
この設定をすることで、鍵の使用権限がある別グループの承認者に限定したり、鍵の使用権限がなくても別グループの承認者なら承認できるというような条件も設定できます。
承認グループの使い方
1.鍵を使いたいユーザーがユーザー認証
2.使いたい鍵を選択
3.承認権限を持った承認者がユーザー認証
4.鍵の取出し
この場合に承認者は別のグループの承認が必要です。
承認者の人数を２人もしくは３人に設定していた場合にはそれぞれ別々のグループの２人もしくは３人が承認する必要があります。
承認グループをつかうメリット
承認グループを設定しておくことでコンプライアンス強化やセキュリティ向上になります。
同じ組織の同じグループでの承認を認めない事で、鍵の使用を複数の組織やグループが認めた承認としての証拠を保持することができ、業務効率化にもつながります。
承認グループのデメリット
ユーザーにとっては承認者が不在の場合に鍵が取り出せないというデメリットが発生しますが、承認できる権限を１人だけに付与するのではなく、複数名の承認者に設定しておくことでデメリットを補う事ができます。
こちらについても、どこまでの役職者に承認権限を与えるのか？セキュリティと可用性のバランスをとる事が重要です。
