鍵管理装置とは？
企業や組織にとって鍵は重要な資産を守る為の重要なアイテムです。
セキュリティ上安全に保管し管理する必要があり、鍵の紛失や盗難が発生しないようにする必要があります。
しかし、鍵管理をアナログな手作業でする場合には管理者の手間や不確実性や不透明性が生まれ厳格な管理に限界があります。
そこで開発されたのが鍵管理装置です。
鍵管理装置は「誰が」「いつ」「何を」「取得/返却」したのかを自動的に記録し厳格な鍵管理と効率的な受渡をする装置です。
また、ユーザーIDによる認証の他ICカードや指紋認証などを基にユーザー認証を行い、ユーザー毎に鍵の使用権限設定などができ、セキュリティ上も安全に管理する事ができます。
鍵管理装置の導入メリット
装置が常時鍵の使用状況を管理
鍵管理装置を導入する事で、常時鍵管理装置が鍵の受渡や管理を行っていくれるので、鍵管理担当者が常駐する必要がなく本来の業務を中断することなく鍵の受渡ができます。
鍵毎にユーザー使用制限を設定できる
施設の鍵は組織内の全てのスタッフが使える状態であるとは限りません。
保安設備の鍵や機械室の鍵、危険物・劇毒物保管庫の鍵、サーバーラックの鍵、フォークリフトの鍵、自動車の鍵、特許技術研究室の鍵など様々な鍵が存在しますが、これらの鍵をすべてのスタッフが使えるとしたらセキュリティレベルは低くなり組織の大切な資産を安全に管理する事ができません。
鍵管理装置では、それらの鍵を使用できる資格のあるスタッフにのみ使用権限を付与して管理を行えます。
必要なスタッフや資格の保有しているスタッフのみが鍵の使用権限を与えられて鍵を持出しする事で、適切なセキュリティを安全に確保する事ができます。
使用履歴を自動的に記録し保存
アナログな手書きの鍵管理簿や鍵貸出台帳の場合は手作業による記載ミス、記載漏れ、読取困難、担当者の忖度など様々な問題と、記録保管整理に手間がかかりますが、鍵管理装置は厳格で管理と公平な管理を実現し管理者の業務負担を軽減します。
BCP（事業継続計画）やパンデミックの対策になる
鍵管理装置はあらかじめユーザーや権限の設定をしておくことで、管理者が不在時でも鍵の受渡を行う事ができます。金庫やロッカーなどに鍵を保管していた場合には、管理者が金庫やロッカーを開けないと鍵を取り出す事ができません。大災害やパンデミック時に管理者が出勤できない場合でも鍵管理装置を設置しておくことで無人での引渡業務を行う事ができます。
鍵管理装置の活用事例
物流業
物流業は多くのトラックやフォークリフトを所有し、倉庫の鍵や顧客から預かっている鍵など様々な鍵を管理する必要があります。こういった大量の鍵管理を効率的に行うために鍵管理装置は画期的で業務を劇的に変化させます。
物流業では下記のような鍵管理装置の機能が活用されています。
- 車両・倉庫ごとに使用できるユーザー権限を制限
- 棚卸機能で定期的な棚卸を自動化
- 車両の不具合記録を管理し整備不良車両は誤って使用しないようにブロック
官公庁公用車
官公庁で使用される公用車は数百・数千ものユーザー管理と限られた車両を効率的に稼働させる必要があります。限られた車両を安全に数百・数千のユーザーを紐づけて効率的に管理する為には鍵管理装置は必須アイテムとも言えます。
官公庁での公用車管理には下記のような鍵管理装置の機能が活用されています。
- 事前予約機能
- ユーザーや鍵をグループで管理設定できる機能
- ソフトウェアインストールなしでWEBベースでの管理システム
- クラウドサービスではなくオンプレサーバーもしくは専用データセンターでの構築ができる仕様
- 公用車の使用理由が入力できる機能
- 棚卸機能で定期的な棚卸を自動化
- 車両の不具合記録を管理し整備不良車両は誤って使用しないようにブロック
- Microsoft Azure Active Directoryなどとの連携したユーザー管理
データセンター
データセンターには下記のような鍵管理装置の機能が活用されています。
- ２人以上での作業徹底の為複数認証の機能
- 24時間365日稼働する為遠隔での管理機能
- 紛失や持ち帰り防止の為使用時間制限機能
- サーバーラック番号や何段目の鍵かなどをを管理するアイテム詳細機能
インフラ事業
電気・水道・ガス・通信・鉄道・高速などインフラ業界では、日本全国に数多くの拠点と保安設備があり、鍵の本数も数千、数万と大量の鍵を管理する必要があります。そういったインフラ事業にとっては鍵管理は非常に重要な業務の一つであり、一度紛失してしまうと鍵の交換だけで数百万といった損失になる事もある為、鍵管理装置は必須アイテムと言えます。
インフラ事業には下記のような鍵管理装置の機能が活用されています。
- 複数の鍵管理装置を一元管理できる機能
- 24時間365日稼働する為遠隔での管理機能
- 紛失や持ち帰り防止の為使用時間制限機能
- どこの何の鍵かなどをを管理するアイテム詳細機能
- 持出前の確認のための承認機能
自動車ディーラー
自動車ディーラーには下記のような鍵管理装置の機能が活用されています。
- 複数拠点の鍵管理装置を一元管理
- 拠点をまたいでランダムに移動した鍵も管理できる機能
- 使用できるのを勤務時間などで制限した機能
