社用車・公用車・会議室・社宅など、予約が必要な資産の鍵管理を「予約＋受け渡し」まで一元化できるのが、鍵管理装置の予約機能です。
目次
予約管理は、どの組織にも必ず発生する業務
予約管理は、組織や企業にとって必ず存在する業務の一つで、社用車・公用車、会議室、執務室、社宅など対象は多岐にわたります。
そのため、予約管理システムやグループウェア、Excelなどで予約管理を行うケースが多い一方で、鍵の引渡時に予約状況との照会や引渡管理が発生し、管理者の負担が大きくなりがちです。
Excel・グループウェア予約で起きやすい“鍵管理のボトルネック”
Excelやグループウェアで予約自体は管理できても、実運用では「鍵」が別管理になり、次のような負担が残りやすくなります。
予約情報の確認（照会）をしてから鍵を渡す必要がある
鍵の受け渡しを人が対応するため、管理者の工数が増える
予約状況と実際の使用状況のズレが起きやすい（空予約・長時間予約など）
この「予約と鍵の受け渡しが分離している」状態が、鍵管理の非効率や属人化を招く原因になります。
鍵管理装置の予約機能とは？
鍵管理装置の予約機能とは、鍵管理装置で社用車・公用車・会議室・社宅などの鍵を管理しながら、対象資産（鍵）の予約管理も同時に行える機能です。
Trakaの鍵管理システムでは、承認されたユーザーのみが使用でき、指定された鍵のみ取り出せるように制御しつつ、扉の開閉・鍵の取得・返却・アクセスしたユーザーなどの詳細ログを自動記録できます。
また、鍵の予約機能は管理システムのカスタムオプションとして利用可能です。
鍵管理装置の予約機能｜導入メリット
ここからは、記事テーマである「予約機能のメリット」を、現場で効くポイントに絞って整理します。
1）予約管理と鍵の引渡を“一度に”管理できる
予約機能の最大のメリットは、予約管理と鍵の引渡業務を同時に行えることで、管理者の業務負担を大きく軽減できる点です。
鍵の引渡時に予約状況の照会作業の負担を減らし、無人での鍵の引渡も可能になります。
さらに、予約状況と実際の使用状況を厳格に管理できるため、空予約や極端な長時間予約の抑止にもつながり、資産の有効活用が期待できます。
2）空予約を自動キャンセルできる
予約情報と鍵情報が紐づくことで、予約時間を一定時間経過しても鍵が取得されない場合に自動キャンセルでき、予約していない人が利用できる状態に戻せます。
結果として、空予約のために使えなかった資産が使えるようになり、資産活用が進みます。
3）早期返却で予約を自動終了できる
社用車・公用車では渋滞等を考慮して長めに予約を取ることが多い一方、その長時間予約は資産の有効活用を阻害しやすい面があります。
予約機能により、鍵が早期返却された場合に自動的に予約終了させることで、次の利用者が使える状態になり、稼働率向上に貢献します。
活用事例① 官公庁・自治体の公用車管理
官公庁で使用される公用車は、数百・数千のユーザー管理と、限られた車両を効率的に稼働させる必要があります。
限られた車両を安全に、かつ多数ユーザーと紐づけて効率的に管理するために、鍵管理装置は必須アイテムとも言えます。
さらに、車両を有効活用するには、予約管理と使用実態の正確な把握が欠かせません。
期待できる効果例：
車両の稼働率向上
管理業務の簡素化
管理の厳格化
鍵の受渡業務の簡略化
活用事例② インフラ事業
（電気・水道・ガス・通信・鉄道・高速など）
インフラ業界の社用車予約では全国に拠点が多く、アナログな方法だと管理者負担が大きく、拠点ごとの管理になってしまい、資産が有効活用されているか把握しづらい課題があります。
鍵管理装置を使うことで、拠点をまたいだ一元管理を行い、予約状況と使用実態を把握し、車両台数が適正かどうかの判断にも役立てられます。
また、緊急時の出動が存在するため、通常予約より緊急出動を優先する運用が必要ですが、Traka Touch Proでは予約を打ち消す特権権限を付与することで、緊急出動にも対応できます。
期待できる効果例：
一元管理で適正配置の改善
管理業務の簡素化
管理の厳格化
鍵の受渡業務の簡略化
「厳格な運用」を支える管理機能（TrakaWEB）
予約運用を“形骸化させない”ためには、管理側の可視化・統制も重要です。
TrakaWEBはブラウザーベースの管理ソフトウェアで、さまざまなデバイスからキーキャビネットやロッカーシステムを一元管理でき、ユーザー認証情報の一元管理、プロセス管理、資産アクセスと使用状況の可視化を支援します。
また、完全な監査機能として処理履歴を保持し、検索・レポート機能も備えています。
さらに、資産に時間制限を適用するアクセススケジュール、返却時間の管理、期限超過の通知（メール通知）など、運用を支える機能が用意されています。
（鍵管理側としても、権限設定・ログ自動記録・ブラウザ管理・認証方式の選択など、統制に必要な基本機能が整理されています。）
鍵管理装置の予約機能が向いている組織チェック
次の項目に当てはまる場合、予約機能付き鍵管理は効果が出やすいです。
予約対象が「社用車・公用車・会議室・社宅」など複数ある
予約照会や鍵の受け渡しで管理者工数が増えている
空予約・長時間予約が多く、稼働率が下がっている
“誰がいつ鍵を使ったか”の履歴を自動で残したい（監査・内部統制）
予約機能で「予約・鍵・使用実態」を一元化し、稼働率と統制を両立
鍵管理装置の予約機能は、予約管理と鍵の引渡を同時に管理でき、無人での鍵受け渡し、空予約の自動キャンセル、早期返却による予約の自動終了などを通じて、資産の有効活用を促進します。
Trakaの鍵管理は、承認ユーザーのみ利用可能・指定鍵のみ取り出し・ログ自動記録といった統制機能を備え、予約機能はカスタムオプションとして利用できます。
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本記事は、Traka（ASSA ABLOY）製品を専門とする認定技術者が執筆しています。
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