社員証・入館証管理DX

社員証・入館証管理の課題とは

社員証や入館証のIDカードで施設内部の扉のアクセス権限を設定している組織は多くあります。また、IDカードは非常に便利なツールで、出退勤の管理、パソコンへのログイン、複合機の印刷管理など様々なシーンでIDカードが利用されています。
しかし、社員証や入館証を紛失したり、盗難の被害にあった場合には、組織にとっては第三者が施設内部に侵入できたり、パソコンにアクセスできたりするリスクに直面します。
そのため、カードを無効にする手続きが必要になりますが、カードの無効化や再発行手続きには人的なコストはもちろん経済的な負担もかかり取引先や株主の信用を失う恐れがあります。
さらには外部業者への入館証は引渡手続きなど業務負担は避けられない問題です。

社員証・入館証管理のよくある課題

1. 社員証を自宅に持ち帰り個人管理している。
2. 社員証を付けたまま宴会などに参加している。
3. 出入り業者への入館証の引渡に手間がかかっている。
4. 退職した人からの返却漏れがある。
5. 社員数が多い為一元管理が困難

社員証・入館証管理解決策

台帳を作成する

誰がどのセキュリティカードを持っているのかを明確にする為に台帳を作成しておきましょう。
所有者とカードを紐づけて管理する事ができれば、紛失や盗難を防止するだけでなく、退職者からの返却漏れや、転勤者からの返却漏れを防止する事ができます。
また、それぞれのIDカードに権限を設定している場合には権限の範囲なども一緒に台帳に記載して管理する事がおすすめです。

定期的な棚卸を実施する

組織では必ず人事異動や退職、入社など常に人の移動があり、その都度IDカードの新規発行、返却などを繰り返し行います。そして台帳の更新を常に行う必要があります。
しかし、台帳の内容と実際にスタッフに貸与しているIDカードや出入り業者のIDカードの内容が相違するケースが生まれます。
定期的な棚卸を実施する事で、この相違しているアクセス権を改善し常に適切な状態を保つ必要があります。

IDカードは持ち帰らないルールを策定する

スタッフや出入り業者にはIDカードを持ち帰らせないようにしましょう。
社員証を紛失するケースとして多いのが、終業後の飲み会の参加などあります。
持ち帰る事で紛失や盗難、未返却リスクを大きく軽減させる事ができるだけでなく、勤務時間外での使用を制限する事ができます。
セキュリティカードを持ち帰る人は最小限の人に限定しておきましょう。
また、連日出入りする外部業者についても同様に持ち帰らせないように必ず返却するようしましょう。

保管場所と引渡・返却ルールを策定する

IDカードを持ち帰らないルールを策定した場合に必ず考えておかないといけないのが、保管場所と引渡・返却のルールです。
IDカードは施設内部に入る為に必ず必要になる為、保管場所は主に守衛室になります。しかし守衛室の担当者は業務委託が多く、社員一人一人の顔と名前を憶えることは困難な為引き渡し時には必ず所属部署や名前を確認する必要があります。
方法としては、社員の名札を作成して名札を提示する運用や、顔認証ターミナルを設置して、顔認証で確認する方法、指紋認証リーダーを設置して指紋で社員を確認する方法などがあります。
外部業者へのIDカードの引渡ルールも一緒に策定しておくことも忘れないようにしましょう。
外部業者へのIDカードの引渡は本人確認を実施が守衛室では困難な為必ず手配したスタッフが立ち会って引き渡すなどのルールが一般的です。
また、勤務時間外の不正な使用を防止する為に、IDカードの引渡や返却時には必ず日時を管理しておく事も一緒に定めておくことをお勧めします。

カードの引渡を自動化する鍵管理装置を導入する

社員証・入館証管理の引渡には実は鍵管理装置が利用できます。
鍵管理装置にはFobと呼ばれる、装置と鍵の出し入れを管理するアイテムがあり、このFobとカードを一体化させるためにハメ殺しタイプのカードフォルダへIDカードを保管します。
そうする事でIDカードの持出、返却を鍵管理装置で管理する事ができます。
しかし、鍵管理装置にもいろいろな種類があり、IDカードの管理に適さない物もある為注意が必要です。
IDカードの管理に鍵管理装置を選定する上で押さえておくべき注意点は下記になります。

POINT保管スペースの確認

鍵管理装置の中には比較的小さいスペースの鍵管理装置から、大きいスペースが確保された鍵管理装置があります。
IDカードほ保管する場合には比較的大きなスペースが必要になります。

POINTユーザー認証方法の確認

IDカードを保管する場合には鍵管理装置のユーザー認証にIDカードを使う事ができません、その他ユーザー認証には他の方法を使って本人確認する必要があります。
ユーザー認証の方法として顔認証や指紋認証といった方法が考えられますが、外部業者へ貸出するIDカードも一緒に管理する場合にはPINコードも併用できるものにしておく必要があります。
PINコードを併用できるようにしておくことで、外部業者へはPINコードを伝えておくだけで無人でもIDカードの引渡を行う事ができます。

POINTアクセス権限の設定

社員証は必ず使用者本人と管理者のみがアクセスでき、他の人がアクセスできないようにする必要があります。
アイテム毎にアクセス権限を細かく制限して利用できるかを確認しておきましょう。

POINTユーザーの使用期限の設定

入館証の場合、外部業者が作業を実施する日時だけ使用できるように設定できるか？を確認しておくことが必要です。
入館証の引渡の為に一度作成したユーザーがいつまでも使える状態になっていてはセキュリティ面でのリスクになります。

POINT使用時間の制限

スタッフの勤務時間外の不正使用の防止には使用時間の制限をかけることが有効です。
勤務時間外にはスタッフカードの取出しができないように設定しておくことで勝手な休日出勤や不正使用の防止になります。

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