広大な敷地内に点在するリサイクルプラント、破砕施設、有害物一時保管庫などの鍵が中央の鍵ボックスで手書き管理されていました。夜間や交代制勤務の際、鍵の持ち出し・返却の記録が曖昧になりやすく、万が一の紛失時に「誰が最後に持っていたか」の特定に時間がかかり、プラントの稼働停止リスクを孕んでいました。

毎日フル稼働する収集運搬用ダンプや敷地内重機の鍵が混在し、特定のスタッフが利便性のために鍵をポケットに入れたまま帰宅してしまう事象が発生。次のシフトのドライバーが車両を動かせず、収集ルートの運行スケジュールに遅れが生じる原因となっていました。

フォークリフトや大型重機の運転には特定の免許・資格が必要ですが、アナログな管理では無資格者や外部協力会社スタッフによる「誤った鍵の持ち出し」を物理的に防ぎきれず、安全衛生管理上の大きな不安要素となっていました。

多種多様な処理ライン、制御盤、点検用ハッチ、危険物エリアの鍵など、本数が多い施設管理用には大容量モデルの「Pro L」を導入。すべての鍵にICチップ内蔵のiFob（アイフォブ）を装着し、強固にロック。登録されたプラント技術者のみが、自身の生体認証または暗証番号によって許可されたエリアの鍵だけを取り出せる仕組みを構築しました。

ドライバーの出入りが激しい車両待機棟には、アクセス性に優れた省スペースモデルの「Pro S」を壁掛け設置。運搬車両や重機の鍵を格納し、運行前点検と連動させた管理を行っています。TrakaWEB上で「資格を持つドライバー」だけに該当重機の鍵のアクセス権を付与するため、無資格運転のコンプライアンス違反を物理的に遮断しました。

鍵がキャビネットから抜かれると、TrakaWEBの画面上で「現在〇〇ドライバーが10tダンプBを使用中」とリアルタイム表示されるため、配車状況の確認が迅速化。内勤スタッフによる鍵の捜捜索時間がゼロになりました。

手書きの貸出簿は完全に廃止され、システムが100%自動で証跡を記録。夜間や早朝のシフト交代時も管理者が立ち会う必要がなくなり、労務コストの削減と、労働安全衛生法に基づく厳格な運用（有資格者への適切な鍵の引き渡し）を両立しました。