早朝番組のスタッフや、深夜に帰社するロケ隊による機材庫・車両鍵の貸出・返却が手書き台帳で行われていました。時間帯によっては管理者が不在となるため、警備員室への預け替えや手渡しが発生し、紛失時の追跡が困難であるだけでなく、立ち会うスタッフの労務負担を増大させていました。

多数の報道ロケ車や大型中継車を保有する中、スタッフが利便性を優先して鍵を私有のバッグやポケットに入れたまま帰宅してしまう事象が発生。突発的な重大ニュース（事件・事故・災害）での緊急出動時に「車はあるのに鍵が見当たらない」という、報道機関として致命的なタイムロスを孕んでいました。

放送の根幹である主調整室（マスター室）や通信インフラ室の鍵は、物理的な共通キーで運用されがちでした。機密情報や放送の安全を守るためのアクセス権限が曖昧で、外部協力会社を含めた「誰が・いつ入室したか」を厳密にデジタル証明できず、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）更新時の課題となっていました。

マスター室、音声・映像編集室、美術・機材倉庫など、本数が多く厳格なセキュリティが求められるエリア向けに大容量モデル「Pro L」を導入。すべての鍵をiFob（アイフォブ）でスマートロック。システム側で「事前登録された有資格の技術スタッフ・社員」にのみアクセス権を付与することで、部外者の重要諸室への立ち入りを物理的に完全遮断しました。

ロケ隊やドライバーの出入りが最も激しい車両棟の出入口に、省スペースモデル「Pro S」を壁掛け設置。鍵の持ち出し・返却履歴をリアルタイムにトラッキング。夜間であっても完全無人で確実な貸出運用を可能にし、あわせて「戻し忘れアラート」機能を利用することで、鍵の局外持ち出しや囲い込みをゼロにしました。

誰がどの報道車両を持ち出しているかがTrakaWEBを通じてPCやスマホから一目で分かるため、デスクや運行管理者の状況把握が迅速化。緊急ニュース発生時の初動スピードが飛躍的に向上しました。

煩雑だった手書き貸出簿を全面廃止し、システムが100%正確なログを自動記録。早朝・深夜の鍵対応に伴う総務や警備の立ち会い・確認業務が完全に無人化されたほか、番組セキュリティやISMSのコンプライアンス監査対応コストも劇的に削減されました。