Trakaスマートロッカーの管理システムTrakaWEBにはオプションでアイテムを予約する機能があり、ロッカーに格納されてアイテムを事前に予約する事で、他のユーザーに持出されることを防止します。
アイテム予約の機能
WEB管理画面から簡単予約
Trakaスマートロッカーの管理システムTrakaWEBで自分のパソコンやタブレットからアクセスして予約を取得する事ができます。またTrakaWEBにメールを設定しておくことで、自動的に予約内容の確認メールが予約ユーザー宛に届きます。
一度に複数の予約が可能
アイテム予約の機能では、「ユーザー」「アイテム」「日時」を選択します。一度に複数のユーザーを選択したり、一度に複数のアイテムを選択して予約を取得する事が可能で、スピーディーで簡単な操作で予約を取得できます。
適切な権限を付与
Trakaスマートロッカーのアイテムを予約する権限はすべてのユーザーに存在するわけではありません。組織のポリシーに合わせて適切に権限を付与する事ができます。
例えば、アイテムのアクセス権限のあるものだけを予約できるように設定したり、自分の予約だけを取得できるように設定したり可能ですので、組織の運用方法に合わせて設定できます。
空予約防止機能
アイテム予約の機能には空予約を防止する為、自動的にユーザーが取得したアイテム予約をキャンセルする機能があります。この機能は予約開始時間を過ぎて一定時間経過してもアイテムを取得しない場合に自動的にキャンセルにして、他のユーザーが利用できるようにします。
自動的キャンセルの設定は5分～365日の間で設定する事ができます。
この機能によって、空予約や予約のキャンセルし忘れがあった場合、予約が有効な状態のままだと他のユーザーが使えなくなるのを防止する事ができます。
返却したタイミングで予約を自動終了
予約したアイテムを予定より早くに返却した場合、Trakaスマートロッカーはアイテムがロッカーの格納庫に返却されるのを監視し、予約情報と照会して「予約終了」として扱う事ができます。
この機能のメリットは、予約した時間より早く返却した場合に通常でしたら予約終了時間まで予約が有効な状態の為、他のユーザーはロッカーに格納されてアイテムを利用する事ができません。
予約を自動終了する機能を使う事で、返却したタイミングで予約が終了となり、次に使用したいユーザーがアイテムを利用できるようになります。
将来の予約を制限
アイテム予約機能には将来の予約を制限する機能があります。この機能は予約を受け付け開始する期間を設定する日を〇日先までと制限する事ができる機能です。遠い将来の予約をユーザーが設定したり、長期間にわたって繰り返し予約をする事を防ぐことができます。
アイテム予約Q&A
現状ユーザーから予約申請書を受取、上長の予約承認をされたものだけを予約として管理しているのですが、予約に関する申請や承認を管理できますか？
予約機能について、ワークフローのようなシステムはTrakaWEBの機能にない為、対応していません。
予約を承認するという運用の場合でしたら、承認申請書を承認したものを承認者もしくは承認者の代理人や予約管理者が、ユーザー（申請者）とアイテムを選択して予約を取得していただければ、自動的にユーザー（申請者）に予約確認メールが届く流れになります。
