会議室・執務室予約管理DX

会議室・執務室予約管理

多くの会社や組織では執務室や会議室など組織で所有している施設を複数のユーザーで共有して利用しています。
執務室や会議室は必要な時に必要なスタッフが使える状態にしておくことが重要ですが、執務室や会議室の予約には多くの課題があり、管理者は予約管理だけでも手間がかかり、予約したユーザーへの鍵の引渡にも手間がかかり本来の業務時間を圧迫してしまいます。
また、予約ルールーを守らないユーザーの為に、執務室や会議室を効率的に使う事ができなくなってしまうケースも多くあり慢性的に執務室や会議室が足りないという状態に陥ってしまいます。
課題解決の為にはまず、自社の課題を把握する事が大切です。

会議室・執務室予約管理のよくある課題

会議室・執務室予約管理の課題解決策

予約ルールの明確化

執務室や会議室に限らずですが、予約管理の為にはまずルールを明確化する事が最も重要です。ルールのないまま予約システムを導入しても上記の課題を解決する事ができません。車両予約に関するルールとしては下記のようなものが考えられます。

空予約の禁止

未確定な予定に対して執務室や会議室の予約を取得した際に一旦予約だけして実際のスケジュールが変更になった場合に、予約キャンセル忘れなどが原因で発生した空予約は組織にとって大きな損失になります。
空予約は明確に禁止して、常習的に空予約を繰り返すユーザーには使用禁止などの厳しい制限を設ける事も検討する必要があります。

過剰な長時間の予約の禁止

執務室や会議室の場合、来客する人が何時に来るかわからないなどの理由から、とりあえず9時～17時といった極端に過剰な長時間予約をする行為は禁止することをお勧めします。
極端な長時間の予約が入っていると他のスタッフは予約されている施設だと思い利用する事ができません。
組織や会社にとって利用できるのに、利用しない執務室や会議室は大きな損失になります。

使用権限の明確化

組織によっては部署で所有する執務室や改質、複数の部署で共有する執務室や会議室、全体で共有する執務室や会議室などが存在しますが、執務室や会議室の使用権限が不明確になっているとユーザーは空いている施設を使用してしまいます。
執務室や会議室毎に使用権限がある場合には明確に施設毎の使用権限を掲示しておく必要があります。

備え付け備品の明確化

執務室や会議室毎に備え付けの備品を管理する事はユーザーにとっても管理者にとっても重要です。
プロジェクターやWEB会議室システム、ホワイトボード、椅子の数など備え付けの備品が何があるのかを明確にして、管理しておくことで、ユーザーは業務に合わせて必要な備品が整った施設を選択する事ができます。また、備品が知らない間に移動したり、なくなったりしているなどを防止することができます。

予約システムの導入

予約システムを導入しなくてもダブルブッキングや車両の使用権限の管理は表計算ソフトなどでも対応できます。
しかし予約システムの導入をお勧めする理由は上記の予約ルールを適切に運用する為の補助的なツールとして導入することをお勧めします。
管理する車両とユーザーの数が多くなると手作業で使用実態と予約状況を把握する事は困難で、実態把握ができなければルールが守られて運用されているかを把握する事すらできなくなります。
ルールが守られて運用されているかを把握する為には、「誰が」「いつ」「何を」予約したのか、そして「誰が」「いつ」「何を」使用し、返却したのかを把握できるシステムを選択する必要があります。
予約状況と使用実態を把握し見える化する事でルール違反者を取り締まる事ができ、予約ルールの徹底につながり、ルールが定着する事で、車両予約管理の課題を解決する事ができます。

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