公用車・社用車両予約DX

車両予約管理の課題とは

多くの組織では社用車や公用車など組織で所有している車両を複数のユーザーで共有して利用しています。
社用車や公用車は必要な時に必要なスタッフが使える状態にしておくことが重要ですが、車両予約には多くの課題があり、管理者は予約管理だけでも手間がかかり、予約したユーザーへの鍵の引渡にも手間がかかり本来の業務時間を圧迫してしまいます。
また、予約ルールーを守らないユーザーの為に、車両を効率的に使う事ができなくなってしまうケースも多くあり慢性的に車が足りないという状態に陥ってしまいます。
課題解決の為にはまず、自社の課題を把握する事が大切です。

車両予約管理のよくある課題

車両予約管理の課題解決策

予約ルールの明確化

車両予約管理の為にはまずルールを明確化する事が最も重要です。ルールのないまま予約システムを導入しても上記の課題を解決する事ができません。車両予約に関するルールとしては下記のようなものが考えられます。

POINT空予約の禁止

未確定な予定に対して予約を取得した場合によくある、予約キャンセル忘れなどが原因で発生した空予約は組織にとって大きな損失になります。
空予約は明確に禁止して、常習的に空予約を繰り返すユーザーには使用禁止などの厳しい制限を設ける事も検討する必要があります。

POINT過剰な長時間の予約の禁止

車両の予約の場合行く先によっては渋滞などが発生したりすることを考慮して長めに車両を予約するユーザーがほとんどですが、とりあえず9時-17時といった予約時間を取得する過剰な長時間の予約を取得する事は禁止することをお勧めします。午前中だけ荷物を運ぶのに使いたいといったユーザーも居てるので過剰な長時間の予約は他のユーザーが予約を取得できない原因になり、組織にとって損失になります。

POINT使用権限の明確化

組織によっては部署で所有する車両や、複数の部署で共有する車両、全体で共有する車両などが存在しますが、車両の使用権限が不明確になっているとユーザーは空いている車両を使用してしまいます。
車両毎に使用権限がある場合には明確に車両毎の使用権限を掲示しておく必要があります。

公用車・社用車に合った適切な予約システムの導入

予約システムを導入しなくてもダブルブッキングや車両の使用権限の管理は表計算ソフトなどでも対応できます。
しかし予約システムの導入をお勧めする理由は上記の予約ルールを適切に運用する為の補助的なツールとして導入することをお勧めします。
管理する車両とユーザーの数が多くなると手作業で使用実態と予約状況を把握する事は困難で、実態把握ができなければルールが守られて運用されているかを把握する事すらできなくなります。
ルールが守られて運用されているかを把握する為には、「誰が」「いつ」「何を」予約したのか、そして「誰が」「いつ」「何を」使用し、返却したのかを把握できるシステムを選択する必要があります。
予約状況と使用実態を把握し見える化する事でルール違反者を取り締まる事ができ、予約ルールの徹底につながり、ルールが定着する事で、車両予約管理の課題を解決する事ができます。

鍵管理システム（鍵管理装置）の導入と予約システムを連携

ルールの徹底と予約システムでの運用を行う事で、予約についての課題は解決できますが、鍵の引渡や返却に関する課題は解決できません。
予約状況を照らし合わせて鍵の引渡を手作業で行い、使用実績を予約システムに登録するといった作業が発生すると、管理者とユーザーの両方に手間が発生します。
また、管理者とユーザーの間で忖度があり、実際の使用実績とは異なる情報が登録される可能性も考えられるます。
鍵管理システムと予約システムを連携する事で、自動的に予約状況と使用するユーザーの照会を行い適切なユーザーに鍵を引き渡す事ができます。
鍵の返却時には、返却時間を自動的に記録し鍵が「いつ」「誰に」返却されたのかを把握する事ができ予約状況と使用実績の見える化ができ車両予約ルールの円滑な運用につながります。

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